Reservas cortas (menos de 40 días)
Este es el flujo habitual:
El cliente paga → el sistema genera un recibo de pago automáticamente.
La reserva se cierra → el sistema genera la factura de reserva con el desglose completo (alquiler, kilómetros, seguros, extras, descuentos, etc.).
El cliente recibe dos documentos: el recibo en el momento del pago y la factura al cierre.
Reservas largas (más de 40 días)
Para suscripciones o alquileres de larga duración, el flujo es distinto:
El sistema genera una factura de pago mensual cada mes durante la reserva.
Cuando la reserva termina, no se genera ninguna factura de cierre (ya se han ido emitiendo durante la reserva).
Clientes que pagan por transferencia (Factura Proforma)
Algunos clientes empresariales no pagan en el momento, sino por transferencia bancaria antes de recoger el vehículo. En ese caso:
Se emite una factura proforma como documento previo al pago.
Es un documento temporal: no tiene validez contable definitiva. Cuando se realiza el pago, se sustituye por la factura correspondiente.
El cliente siempre debe pagar antes de la recogida.
Devoluciones y reembolsos
Hay dos situaciones distintas según si la reserva está cerrada o no:
Situación | Documento generado |
La reserva aún no está cerrada | Reembolso (importe negativo vinculado al recibo de pago) |
La reserva ya está cerrada | Factura rectificativa (importe negativo vinculado a la factura de reserva) |
En ambos casos el importe va de Oscar al cliente, y el sistema lo gestiona automáticamente.
Cambios en una reserva larga (más de 40 días)
Si se modifica una reserva larga y eso afecta al importe:
Si el cliente paga más: las facturas anteriores no cambian; las siguientes reflejan la diferencia.
Si el cliente paga menos: las facturas anteriores no cambian; se emite una factura rectificativa y una nueva factura por el importe ajustado.
Si no hay cambio de importe: no se genera ningún documento nuevo.
Si una reserva cambia de duración (de corta a larga o viceversa), el tipo de facturación no cambia: se mantiene el flujo que tenía cuando se creó la reserva.